Работен пакет 1 (WP1) - Управление и координация на проекта

Дейност 1.1: Подготвителни дейности
Дейността включва провеждане на предварителни срещи между организациите, иницииращи проекта, идентифициране на проектната концепция, планиране на дейностите, разпределяне на ролята и ангажиментите между партньорите, съвместна дейност във връзка с разработване на проектното предложение.

Дейност 1.2: Мениджмънт и координация
Описание: Дейността е от значение за осигуряването на успешно управление и изпълнение на проекта. Тя ще гарантира целесъобразното и ефективно използване на човешките и финансовите ресурси и ще осигури прозрачно управление, което ще доведе до постигане целите на проекта. Изпълнението на проекта и процесите по създаване на организационна управленска структура са реализирани съгласно Европейските принципи на партньорство.
Управлението на проекта ще се ръководи от Екип за управление на проекта, който ще се състои от: Проектен мениджър, финансов мениджър и технически асистент от българска страна, проектен координатор и проектен счетоводител от гръцка страна.
Екипът е отговорен за цялостното управление и организация на осъществяването на проекта и изпълнява следните функции: определя участниците в проекта и техните роли; децентрализирано управление; обсъждане и оценяване на резултатите от изпълнението на проекта; изготвяне на финансови доклади, следене на изпълнението на отделните дейности по проекта.
Управлението ще се осъществява чрез месечни работни срещи, както и извънредни работни срещи при нужда. Екипът ще обсъжда и одобрява резултатите от проекта и ще дава насоки за изпълнението на дейностите в проекта. Решенията на екипа относно изпълнението на проекта ще бъдат вземани единодушно.

Проектният координатор и проектния счетоводител за Гърция ще вземат участие в прилагането на съвместните дейности и ще носят отговорност за осъществяването на съответните дейности по проекта в Гърция.

Описание на задачите, които ще бъдат извършени:

  • Формиране на екип за управление и организация на проекта;
  • Детайлно описание на правата и отговорностите на членовете на екипа по проекта;
  • Разработване на детайлен план за проектните дейности;
  • Организация и управление на цялостната организация на проекта;
  • Провеждане на работни срещи на екипа за управление на проекта – в рамките на дейностите, свързани с управлението и координацията на проекта ще бъдат проведени задължително 8 срещи (1 за даване началото на проекта, 1 за обявяване края на проекта, 6 междинни срещи. Междинните срещи ще се провеждат на всеки три месеца, като три от тях ще бъдат проведени на българска и три – на гръцка територия);
  • Подготвяне и презентиране на необходимите доклади;
  • Създаване на подходящите условия за мониторинг на проекта;
  • Поддържане на ясни, толерантни и прозрачни отношения между водещата организация, партньорите и подизпълнителите по проекта.
  • Изготвяне на тръжна документация и спецификация на дейностите, които следва да бъдат изпълнени от консултантите по проекта.


Тази дейност започва след подписването на споразумението за изпълнение на проекта и завършва след представяне на официалния доклад след приключването на проекта.

Дейност 1.3: Координационни срещи по проекта
За да се осигури безпроблемното и прозрачно управление на проекта, проектната идея включва и организацията и провеждането на координационни срещи в рамките на изпълнението на самия проект. Срещите имат за цел да спомагат за навременното и точно изпълнение на предварително зададените дейности, както и да улеснят екипа по проекта, що се отнася до координацията и управлението на дейностите по цялата проектна идея.

Дейност 1.4: Провеждане на тръжни процедури (открита процедура по закона за обществени поръчки) и избор на подизпълнители за свързаните с проекта дейности.
За целите на тази дейност ще бъдат наети външни експерти по обществените поръчки, които ще подготвят цялата необходима документация за провеждането на тръжните процедури, заложени по проекта. Съответно, водещата организация ще осигури български външен експерт за подготовката на процедурите, провеждани съгласно българското законодателство, а гръцкият партньор ще осигури гръцки външен експерт за подготовката на процедурите, провеждани съгласно гръцкото законодателство.

Дейност 1.5: Одит
Тази дейност ще се извърши от независим външен одитор, който ще подготви необходимите одиторски отчети по проекта.

Очаквани резултати

  • Установена организационна структура за управление и изпълнение на проекта;
  • Изработен и детайлно представен план за действие за отделните дейности по проекта;
  • Установени и ясно дефинирани права и задължения на членовете на екипа;
  • Представени финални и междинни доклади от страна на всички членове на екипа относно отделните дейности по проекта;
  • Ефективно и прозрачно управление на проекта;
  • Успешно извършване на междинно оценяване и периодичен мониторинг;
  • Осигуряване на успешно осъществяване на дейностите по проекта;
  • Подписване на договори за изпълнение с избраните подизпълнители по проекта.

Работен пакет 2 (WP2) - Информация и публичност

 Дейност 2.1:  Публикуване на три обявления за провеждане на следните тръжни процедури съгласно ЗОП:

  • Избор на подизпълнител за изпълнение на услугата: предварителни проучвателни дейности и разработване на Стратегията за устойчиво развитие на транспортната инфраструктура в трансграничния регион;
  • Избор на подизпълнител за доставка на оборудване – информационните терминални устройства /киоск/;
  • Избор на подизпълнител за разработване и интегриране на софтуерни приложения в терминалните устройства.
 
Дейност 2.2 Провеждане на две пресконференции (в гр. Смолян и в префектура Ксанти) с цел популяризиране целите на проекта, основните дейности и очаквани резултати;
 
Дейност 2.3: Публичност и популяризиране на целите на проекта, основните дейности и очаквани резултати – за тази цел в проекта са включени дейности, чиято цел е да се популяризират целите, дейностите и резултатите на осъществявания проект сред населението на трансграничния регион, като за целта е предвидено:
  • да се изработи и пусне в употреба интернет сайт на проекта (достъпен на 3 езика – български, английски и гръцки);
  • да се доставят и монтират 2 билборда (единият от които ще бъде монтиран на територията на префектура Ксанти, а другият – в гр. Смолян);
  • да се поръчат, разпечатат и раздадат 600 брошури;
  • да бъдат разпечатани 200 проектни плаката;
 
Дейност 2.4: Провеждане на два финални форума (в гр. Смолян и в префектура Ксанти) с цел популяризиране целите на проекта, основните дейности и постигнатите резултати.
 
Описание: 
Основната цел е осъществяването на главните дейности да гарантират ефективно и ефикасно постигане на следните цели:
  • Широка информираност сред целевите групи за възможностите, които предоставя проектът;
  • Представяне на резултатите от проекта;
  • Информиране на жителите на транс-граничните райони Смолян – префектура Ксанти относно възможностите за подобряване транспортните връзки между двете области;
 
Дейностите, които ще бъдат извършени, са:
  • Изготвяне и публикуване в български национален ежедневник на три обяви за обществени поръчки за изпълнител на дейностите, свързани с осъществяването на проучванията, анализите, оценките и разработването на стратегия за устойчиво развитие на транспортната инфраструктура в трансграничния регион, както и за изграждането на система от съвместни медийни информационни блокове и информационни терминални устройства на територията на двете общини;
  • Изготвяне и разпространение на 600 информационни брошури, които да представят основните проектни идеи и очакваните проектни резултати (300 от брошурите ще бъдат разпространени в България, и 300 в Гърция);
  • Създаване на интернет портал за бърза комуникация и обмен на информация от целевата група. Основната цел е да се изготви сайт на проекта, в който редовно да бъде публикувана актуална и подробна информация относно развитието на проекта и резултатите от него;
  • Провеждане на 2 пресконференции (една в гр. Смолян и една в префектура Ксанти) при стартирането на проекта;
  • Организиране на два финални българо-гръцки форума за обявяване резултатите от проектните дейности. Двата еднодневни форуми ще се организират съответно в гр. Смолян и префектура Ксанти, като на тях ще бъдат представени резултатите и добрите практики, постигнати по време на изпълнението на проекта. На форумите ще бъдат поканени представители на общинските и регионалните администрации в транс-граничния регион, местни неправителствени организации, транспортни фирми и др. Български и гръцки медии също ще бъдат поканени, за да отразят събитията;
  • Изработване на листовки, диплянки, DVD-та с резултатите от постигнатите цели.
  • Проектът ще бъде допълнително популяризиран чрез 2 табели (по една за всеки един от партньорите), с логото на ЕС и името на проекта. Табелите ще бъдат изготвени съгласно указанията за видимост на ЕС.

 

Очаквани резултати

  • Изготвяне и разпространение на 600 копия от информационни брошури за представяне на основните идеи на проекта и постигането на проектните идеи (пълно-цветен печат);
  • Изготвяне и разпространение на 600 копия от информационни брошури за представяне постигнатите резултати;
  • Създаване и поддържане на интернет сайт на 3 езика – български, гръцки и английски;
  • Изготвяне на две табели с логото на ЕС;
  • Организиране и провеждане на два финални форума за популяризиране на постигнатите добри резултати.
  • Организиране и провеждане на 2 пресконференции за представяне заложените за изпълнение цели по проекта.

Работен пакет 3 (WP3) - Подготвителни и проучвателни дейности

 Дейност 3.1. Анализ на настоящото търсене на превози в транс-граничния регион (с фокус върху пътнически транспорт с леки автомобили и обществен автобусен транспорт);

Дейност 3.2. Анализ на състоянието на съществуващата транспортна инфраструктура (Проучване на нуждите от подобряване на пътните транспортни връзки между област Смолян и префектура Ксанти и развитие на съвместни схеми на обществен транспорт);

Дейност 3.3. Прогнозиране на търсенето на пътнически и товарен транспорт (с фокус върху пътническия транспорт);

Дейност 3.4. Идентифициране на възможности за подобрение на транспортните връзки в транс-граничния регион;

Дейност 3.5. Комуникационна кампания – обсъждания със заинтересованите страни, потенциални бенефициенти на проекта за идентифициране на приоритетни проекти.

Дейностите ще се изпълняват от избрания подизпълнител - консултант съгласно ЗОП и ще включват събиране на информация относно състоянието на транспортната мрежа в трансграничния регион с цел да бъдат идентифицирани различни възможности за устойчивото й развитие. На този етап от изпълнението на проекта ще вземат участие компетентни експерти в областта на транспорта, както от българска страна, така и от гръцка. Между двете страни ще протича активен процес на обмен на актуална информация, статистически данни, обмен на добри практики от Гърция, които могат да се заимстват и да бъдат приложени в България.

След като българските и гръцките експерти са извършили всички необходими проучвания и са събрали подходящата информация, се пристъпва към нейното задълбочено анализиране и оценяване.
Чрез участието на български и гръцки екипи от експерти в проучванията, анализирането и оценката на информацията ще се създаде една интернационална мрежа на сътрудничество в планирането на устойчивото развитие на трансграничните транспортни и комуникационни връзки.

Дейността по проучвания и анализиране на информацията ще осъществява посредством провеждане на работни срещи между българските и гръцки експерти.

На база направения анализ ще бъде направена прогноза на търсенето на транспортни услуги за превоз на пътници и товари, с фокус върху пътническите превози, по отношение на дестинации, маршрути, брой пътувания, цел на пътуването, начин на пътуване, средство за транспорт.

Също така ще бъдат идентифицирани нови възможности за подобряване на транспортните връзки в област Смолян, както и между област Смолян и префектура Ксанти. Ще се разгледа възможността за развитие на съвместни системи за обществен транспорт и механизми за таксуване, между област Смолян и префектура Ксанти, дефиниране на адекватни на съществуващото и прогнозираното бъдещо търсене и нужди. Ще бъде изготвена финансова, социално-икономическа и екологична оценка на възможните варианти, както и оценка за технико-икономическа изпълнимост и очаквани ползи за определяне на икономически най-изгодните и устойчиви варианти.

Важен елемент е провеждането на комуникационна кампания, по време на която да се състоят обсъждания на предложените варианти с участие на потенциални бенефициенти, на заинтересованите страни, общественост и други.


Очаквани резултати

  • Доклад за моментното състояние на пътните връзки в областта и наличната инфраструктура в съответните райони;
  • Анализ на моментното състояние на пътните връзки в областта и наличната инфраструктура в съответните райони;
  • Доклад за прогнозиране обема транспорти по различните направления;
  • Доклад за възможностите за подобряване на транспортните връзки в транс-граничния регион;
  • Протоколи от проведените срещи

Работен пакет 4 (WP4) - Разработване на стратегия за устойчиво развитие на транспортната инфраструктура в транс-граничния регион

Дейност 4.1 Изготвяне на стратегия за устойчиво и балансирано развитие на транспортните връзки в транс-граничния регион;

Дейност 4.2 Изготвяне на пътна карта на транспортните връзки в региона;

Дейност 4.3 Хармонизация на правните рамки и развитие на пилотни схеми за обществен транспорт (свързващи област Смолян с префектура Ксанти, съвместни билетни системи и др., при хармонизиране на правните рамки в двете страни);

Дейност 4.4 Разработване на програма за изпълнение на стратегията (включително план за действие, източници на финансиране на програмата, форми на финансиране на приоритетните проекти, индикатори за изпълнение на дейностите);

Дейност 4.5 Разработване, мониторинг и оценка на стратегията за поддръжка

На база на анализираната и обработена информация, международните екипи от експерти ще разработят Стратегия за развитие на транспортната инфраструктура в трансграничния регион по проекта.
Стратегията ще представлява дългосрочна програма, която ще бъде конкретизирана на базата на средносрочни и краткосрочни цели и приоритети. Тя цели да очертае общата рамка за изготвянето и изпълнението на подсекторни концепции/програми за развитието на транспортната инфраструктура до 2020 г. за съответния трансграничен регион. Стратегическият документ ще бъде изготвен с участието на широк кръг експерти, представители на заинтересованите институции. Той се основа на анализ на съществуващото положение и тенденции за развитие, както на вътрешните за отрасъла фактори, така и на външните такива. Документът ще бъде съобразен с местните специфични условия и нужди и със следните стратегически национални документи: Националния план за развитие; Стратегията за развитието на националната транспортна система на Република България до 2015 г.; Програма на правителството за европейската интеграция, икономическия растеж и социалната отговорност; Стратегия за развитие на област Смолян; Общинските планове за развитие на общините в област Смолян и др.
Ще бъдат изготвени пилотни схеми за обществен транспорт свързващ област Смолян с префектура Ксанти, с възможности за регионални билетни системи и механизми за таксуване, въвеждане на регионален билет и др., с определени дестинации, маршрути, разписание, честота на отпътуване адекватни на потенциалните нужди и при хармонизиране на правните рамки на двете страни, при необходимост.
Консултантът трябва предложи стратегия и изисквания за наблюдение и поддръжка, така че да се осигури необходимия капацитет и качество на инфраструктурата в бъдеще;
Ще бъде изградена и система за текущо наблюдение, оценка и осъвременяване на стратегията за развитие на транспортните връзки и всеки от приоритетните проекти в нейните рамки.

В Стратегията ще залегнат следните основни мерки:

  • Хармонизиране на правните изисквания в тази област чрез пилотно разработване на маршрутни разписания
  • SWOT анализ на транспортната инфраструктура и мрежа в трансграничен регион по проекта;
  • Изготвяне на пътна карта с необходимите транспортни мрежи и връзки, които трябва да се реализират;
  • План за действие на мерките, залегнали в стратегията;
  • Източници на финансиране на планираните действия за реализиране в стратегията;
  • Идентифициране на приоритетните проекти и начините им на финансиране.


Очаквани резултати:

  • Изработена стратегия за устойчиво развитие на транспортните връзки в региона;
  • Разработена пътна карта на транспортната мрежа с индикатори за текущото й състояние;
  • Изготвени пилотни схеми за обществен транспорт свързващ област Смолян с префектура Ксанти, с възможности за регионални билетни системи и механизми за таксуване, въвеждане на регионален билет и др., с определени дестинации, маршрути, разписание, честота на отпътуване адекватни на потенциалните нужди и при хармонизиране на правните рамки на двете страни, при необходимост.
  • План за действие и стратегия за изпълнение; включително източници за финансиране на стратегията и форми и източници на финансиране на приоритетните проекти;
  • Доклад за прилаганата система за контрол, оценка и подобряване на изработената стратегия; 

Работен пакет 5 (WP5) - Създаване на система за информационни терминални устройства

 Дейност 5.1 Избор, поръчка и доставка на необходимото оборудване (информационни терминални устройства);
След провеждането на тръжната процедура в съответствие със Закона за обществените поръчки, ще бъде избран подизпълнител, който ще отговаря за доставката и монтажа на необходимите за целта на проекта информационни терминални устройства. В тази дейност заляга идеята за изработването и внедряването на територията на двете страни на обществени терминали за достъп до информация и интернет. Проектът предвижда да се разположат в двете държави, след направен анализ:

  • 14 в България – 7 външни и 7 вътрешни информационни терминални устройства, като на териториите на област Смолян ще се поставят в областния център Смолян и в общинските центрове на областта Златоград, Рудозем, Девин, Мадан и др.;
  • 6 в Гърция – 3 външни и 3 вътрешни информационни терминални устройства, които ще се разположат в Ксанти, както и на други подходящи места в обхвата на партньора от трансграничния регион.

Дейност 5.2 Покупка и доставка на необходимото допълнително оборудване за функционирането на информационните терминални устройства - UPS, server, server rack (сървърен шкаф).

Дейност 5.3 Разработка, интеграция и поддръжка на необходимата софтуерна система за информационните терминални устройства.
След провеждането на тръжната процедура и в съответствие със Закона за обществените поръчки ще бъде избран подизпълнител, който да е отговорен за разработването и интеграцията на необходимия софтуер за работата на обществените терминали за достъп до информация

Дейност 5.4 Разработване на база данни за информационни терминални устройства.
За осъществяването на дадената дейност по проекта, освен доставката на терминалните устройства и интегрирането в тях на необходимата софтуерна система, ще трябва да бъде разработена и база от данни, която да бъде на разположение на жителите на транс-граничния регион, чрез достъпа им до терминалните устройства. Съдържанието и услугите предоставяни чрез изградените обществени терминали за достъп до информация трябва да бъдат внимателно подбрани и съобразени с мястото на инсталация, като ще са достъпни на общо 6 езика: български, гръцки, английски, френски, немски, руски. Обществените терминали ще включват информация за:

  • пътни връзки;
  • картови маршрути с вкл. авто и ЖП връзки;
  • туристически услуги;
  • културно-исторически забележителности;
  • бизнес-информация;
  • др.- актуална, любопитна, занимателна, разнообразна за района на проекта;

Разработването на тези бази от данни ще бъде поверено на двама експерти (един от гръцка и един от българска страна), които ще разполагат с 30 дни за цялостното оформяне на необходимата информация.

Дейност 5.5 Превод на базата данни на гръцки, английски, френски, немски и руски.
След като наетите експерти завършат необходимата база от данни, водещата организация ще осигури превода на базата данни на 5 езика – гръцки, английски, френски, немски и руски.


Очаквани резултати

  • Доставени и инсталирани обществени терминали за достъп до информация
  • Разработен и интегриран софтуер за обществените терминали за достъп до информация;
  • Разработена база данни, която ще бъде на разположение ползващите обществените терминали за достъп;
  • Превод на базата данни на пет езика: гръцки, английски, немски, френски и руски.